Vil du være en Online Haj: www.onlinehaj.dk

Hvad er workflow optimering – og hvad kan du bruge det til?

Del med dit netværkShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on PinterestEmail this to someone

Læs hvad workflow optimering er

Hvad er workflow optimering?

Workflow optimering går ganske kort ud på, at du optimerer den måde, du arbejder med dine opgaver på.

Hvis din virksomhed f.eks. sælger en service til jeres kunder, så er der en proces, der foregår fra I får kunden i hus og indtil I afleverer opgaven til kunden.

Jeg oplever mange gange, at den proces kan være lidt tilfældig i mange virksomheder.

Begynder du at gå den proces igennem, så danner der sig hurtigt et billede af, hvor processen halter, og hvor der er brug for ændringer.

Her er et par eksempler på, hvor jeg typisk ser problemer:

I en virksomhed viste det sig, at hver gang de får en ny kunde, er det de samme oplysninger, virksomheden skal bruge fra kunden. Men hidtil sad de forskellige projektledere hver eneste gang og sendte mails ud og bad om oplysningerne, nogle gange var det sælgerne der gjorde det, og der var ikke et fast system for det.

Det skaber forvirring og giver også mulighed for fejl og misforståelser,

Løsningen var ganske enkelt at der dels blev fremstillet en skabelon med de oplysninger, der var brug for. Den kan tilrettes fra kunde til kunde, men der er allerede gennemtænkt hvilke ting, den skal indeholde. Dels blev der lavet en klar procedure for, at sælgeren godt kunne indhente nogle af oplysningerne, men så skulle han/hun føre dem ind i dokumentet for hver enkelt kunde, og så skal projektlederen følge op med kunden og få resten af oplysningerne.

Den lille ændring alene afstedkom en betydelig mindre mængde e-mails frem og tilbage, og kunden slap for at blive belastet med det samme spørgsmål fra flere kanter.

I en anden virksomhed viste gennemgangen af hele processen, at når opgaven var ved at blive færdig, var der hele tre personer, der mente at de havde ansvaret for at opgaven blev endelig godkendt af kunden og sendt til færdig produktion.

Det lyder jo umiddelbart dejligt, at alle er så ansvarlige, men problemet er, at når alle er ansvarlige, ender det ofte med, at ingen er ansvarlige.

Kuren var her, at vi måtte igennem en øvelse med et såkaldt RASCI skema, der for hver opgave klart definerer, hvem der har ansvaret for hvad.

Resultatet var, at der blev langt større klarhed over den vigtige slutspurt i projekterne – kunderne følte sig langt tryggere, fordi de kunne mærke, at der var helt styr på arbejdsgangene og alt klappede, som det skulle.

Hvad kan du bruge workflow optimering til?

Det er blot to eksempler fra mit arbejde, men jeg kan love dig for, at en gennemgang og optimering af virksomhedens workflow vil have følgende resultater:

  • Du sparer en masse tid på unødvendige trin
  • Du får meget nemmere ved at nå dine deadlines
  • Du får mere tid til at servicere dine kunder
  • Der er ikke længere tvivl om, hvem der gør hvad
  • Dine kolleger og medarbejdere får et forbedret samarbejde
  • Indtjeningen på hver enkelt opgave bliver forbedret fordi spildtid minimeres
  • Du får mere tilfredse kunder

Hvis emnet om workflow optimering interesserer dig, så er mit nye nyhedsbrev måske noget for dig. Det henvender sig til dig, der er har (budget)ansvaret for minimum 3 medarbejdere, og som arbejder i en virksomhed, der sælger en eller anden form for service til jeres kunder.

Mit intro-tilbud er til dig, at hvis du udfylder en kort kontaktformular med lidt mere information om virksomheden og udfordringer, så sender jeg kvit og frit et privat videosvar, med mit forslag til løsninger for jer.

Læs mere og tilmeld dig her

Du kan også vælge at booke et møde med mig her eller ringe til mig på 51 41 86 10

Del med dit netværkShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on PinterestEmail this to someone

Kommentarer

  1. Charlotte skriver:

    Hej Lise, du kom lige med en ide til min konklusion work flow, skriver bl.a. om effektivisering af arbejdsgange i virksomheden. Knus fra Charlotte